COVID19 & ΝΕΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ: Πώς θα γίνουν οι εκδηλώσεις πιο «ανέπαφες»

Ο κλάδος των συνεδρίων / εκδηλώσεων επιστρέφει δυναμικά, ωστόσο, είναι σημαντικό κάθε επαγγελματίας σε αυτόν τον τομέα να κατανοήσει ότι ο COVID-19 δημιούργησε μια «νέα κανονικότητα», η οποία απαιτεί την επίλυση νέων ζητημάτων. Οι διοργανωτές εκδηλώσεων
αποζητούν νέες τεχνολογίες που θα βοηθήσουν στη διατήρηση των κατευθυντήριων γραμμών σχετικά με την κοινωνική απόσταση.

Οι υβριδικές εκδηλώσεις αναμφίβολα δίνουν τη δυνατότητα στη αύξηση των συμμετεχόντων ενός
συνεδρίου, καθώς δεν απαιτείται η φυσική παρουσία, με αποτέλεσμα όσοι συμμετέχοντες δεν μπορούν να παρευρεθούν, να μπορούν να συμμετάσχουν ζωντανά μέσω online εργαλείων [π.χ. δίνοντας απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο, διενεργώντας ψηφοφορίες, κάνοντας εικονικές περιηγήσεις σε εκθέσεις και συνομιλίες μέσω βίντεο]. Οι υβριδικές εκδηλώσεις συμβάλλουν στην
αντιστάθμιση της μειωμένης πληρότητας κατά τη διάρκεια περιορισμών κοινωνικής απόστασης. Ωστόσο, επειδή δεν είναι εφικτό με την online παρουσία να αντικατασταθούν όλα τα πλεονεκτήματα που προσφέρει μία «από κοντά εκδήλωση», είναι κρίσιμο να υιοθετηθούν νέες πρακτικές για να διευκολυνθούν οι εκδηλώσεις που γίνονται σε φυσική παρουσία. Οι ανέπαφες τεχνολογίες βελτιώνουν την υγεία και την ασφάλεια των συμμετεχόντων.

1. Σήματα NFC

Καθώς η ανταλλαγή επαγγελματικών καρτών δεν συνίσταται λόγω αύξησης των σημείων επαφής, οι τεχνολογίες επικοινωνίας κοντινού πεδίου (NFC) -ως ένας ανεπαφικός τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών- αντικαθιστούν τις επαγγελματικές κάρτες και συμβάλλουν στη μείωση της εξάπλωσης μικροβίων. Στις εκδηλώσεις, οι συσκευές που φοριούνται με NFC επιτρέπουν τις
εύκολες πληρωμές, την ανταλλαγή πληροφοριών και την διανομή υλικών.

2. Ανέπαφο check-in

Οι μεγάλες ουρές κατά την εγγραφή των συμμετεχόντων δεν ευνοούν την κοινωνική απόσταση. Με τις εφαρμογές check-in, εξαλείφονται οι μεγάλες ουρές και οι χρόνοι αναμονής, καθώς οι διοργανωτές μπορούν να ελέγξουν τα άτομα με ένα πάτημα κουμπιού και να εκτυπώσουν ένα
σήμα σε δευτερόλεπτα. Εναλλακτικά, οι συμμετέχοντες μπορούν να εκτυπώσουν τα σήματα τους στο σπίτι και να περάσουν από ένα σημείο αυτο-σάρωσης στην είσοδο της εκδήλωσης.

3. Δημιουργία App

Σε αυτό το πλαίσιο οι διοργανωτές μπορούν να δημιουργήσουν μια εξατομικευμένη εφαρμογή (για
εκδήλωση ή συνέδριο), που θα συλλέγει τα απαραίτητα στοιχεία κάθε παρευρισκόμενου πριν από το check-in και θα ενημερώνει για τα πρωτόκολλα υγιεινής. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία, οι επισκέπτες θα μπορούν να διαθέτουν ένα χαρακτηριστικό κωδικό QR για σάρωση, καθ’όλη τη διάρκεια του event. Εφόσον ένας διοργανωτής προχωρήσει σε μια πιο ψηφιακή εμπειρία,
όπως το ηλεκτρονικό εισιτήριο ή το QR code, μπορεί να υιοθετήσει τέτοιες πρακτικές και σε επιπλέον συνεδριακές ενότητες. Για παράδειγμα, οι ίδιες εφαρμογές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για ένα live Q&A, στο οποίο οι ερωτήσεις θα κατατίθενται ηλεκτρονικά, χωρίς να χρειάζεται να ανταλλάσσεται μεταξύ των συνέδρων κάποιο μικρόφωνο. Κάθε επισκέπτης μέσα από το app θα
μπορεί να ελέγχει το πρόγραμμα του συνεδρίου ή της εκδήλωσης, γεγονός που περιορίζει την ανάγκη της εκτύπωσης προγραμμάτων.

Στο ίδιο μήκος κύματος, τα αναμνηστικά στοιχεία (π.χ. τσάντα με λογότυπο συνεδρίου, στυλό, κάρτες κλπ) μπορούν να αλλάξουν “τόπο παράδοσης”. Για παράδειγμα, κατά τη δήλωση συμμετοχής και αγοράς ενός εισιτηρίου, ή ακόμη και κατά τη διάρκεια παρακολούθησης, οι επισκέπτες θα μπορούν να ενημερώνονται ότι για λόγους υγιεινής δεν θα δοθούν αυτά τα πακέτα. Θα μπορούν, ωστόσο, να δηλώσουν διεύθυνση της επιλογής τους ώστε να τους αποσταλλούν
εκεί μετά την ολοκλήρωση του συνεδρίου.

4.Επανεξέταση φαγητού

Οι περισσότερες εκδηλώσεις σερβίρουν φαγητό μέσω catering. Πλέον, όμως, οι υπεύθυνοι για το σχεδιασμό θα πρέπει να δίνουν προτεραιότητα στο σερβίρισμα του φαγητού με τον πιο υγιεινό δυνατό τρόπο. Οι περισσότεροι διοργανωτές εκδηλώσεων έχουν αφαιρέσει το φαγητό σε μπουφέ. Ο καλύτερος τρόπος για να σερβίρετε φαγητό σε μεγάλες εκδηλώσεις είναι μέσω μιας εξατομικευμένης διαδικασίας. Το φαγητό πρέπει να είναι έτοιμο και να παραδίδεται απευθείας στο άτομο που θα το καταναλώσει για να ελαχιστοποιηθεί όσο το δυνατόν η διασπορά μικροβίων. Πλέον πολλές εταιρείες ανεφοδιασμού, έχουν προσαρμόσει τις υπηρεσίες τους, προσφέροντας έτοιμα ολοκληρωμένα ατομικά γεύματα, τα οποία είναι σφραγισμένα, και ανοίγονται μόνο από τον καταναλωτή τους. Επίσης, μπορείτε να δώσετε την επιλογή στους επισκέπτες να επιλέξουν εάν επιθυμούν να παραλάβουν το φαγητό τους, πριν ακόμη φτάσουν στον χώρο, ήδη από τη διαδικασία αγοράς εισιτηρίου ή τη δήλωση συμμετοχής.

Άρθρο από το Περιοδικό SYNEDRIO + EVENT τεύχος 49 (Τεύχος Άνοιξη / Καλοκαίρι 2022)
Διαβάστε εδώ ολόκληρο το τεύχος: https://www.synedrio.gr/entypo/