Προγραμματισμός Συνεδρίου: Τι πρέπει να λαμβάνεται υπόψη;
Ο προγραμματισμός ενός συνεδρίου είναι, αδιαμφισβήτητα, μια περίπλοκη διαδικασία στην οποία πρέπει να δίνεται η κατάλληλη προσοχή σε κάθε βήμα, ώστε να πραγματοποιηθεί με επιτυχία.
Η διαδικασία προγραμματισμού ενός συνεδρίου δεν είναι ίδια με τον σχεδιασμό οποιασδήποτε άλλης εκδήλωσης ή συνάντησης. Περιλαμβάνει πολλές περισσότερες δραστηριότητες, ενώ διαφέρει από άλλα event ως προς τον αριθμό των ατόμων, που φιλοδοξεί να προσελκύσει, γεγονός που υποχρεώνει τον οργανωτή να ασχολείται με τη διοργάνωσή του για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα (ακόμη και για χρόνια).
Στην πραγματικότητα, ο προγραμματισμός ενός συνεδρίου απαιτεί έναν έμπειρο επαγγελματία, ώστε να κερδίσει χρόνο, να μην παραληφθούν βασικές δραστηριότητες, ενώ ταυτόχρονα πρέπει να υπάρχει και αντίστοιχη προσοχή στην λεπτομέρεια. Στον προγραμματισμό ενός συνεδρίου, μεταξύ άλλων αρμοδιοτήτων βρίσκονται η εύρεση του χώρου, των ομιλητών, ο σχεδιασμός των διαλέξεων, το catering κ.α. Η σωστή προετοιμασία και η πλήρης οργάνωση είναι το κλειδί για την επιτυχία ενός συνεδρίου.
Τα σημαντικότερα πράγματα κατά τον προγραμματισμό ενός συνεδρίου πρέπει εξαρχής να τοποθετηθούν σε μια λίστα, σε μια διαδικασία (κατά κάποιον τρόπο) brainstorming. Στο αρχικό στάδιο δεν έχει σημασία η σειρά με την οποία θα γίνουν τα πράγματα, αλλά να σημειωθούν όλα όσα πρέπει να γίνουν, ώστε να μην ξεχαστεί κάτι: η επιλογή του ξενοδοχείου και των δωματίων για τους ομιλητές, οι δευτερεύουσες αίθουσες ομιλιών, η τελετή έναρξης, οι ηλεκτρονικές εγγραφές ομιλητών ή επισκεπτών, ο οπτικοακουστικός εξοπλισμός,
η εκτύπωση προγράμματος συνεδρίου, η επίβλεψη προσωπικού πριν και κατά τη διάρκεια.
Κάθε εκδήλωση ξεκινά με ένα όραμα, αλλά θα χρειαστεί αυτό το όραμα να μετατραπεί σε λέξεις και αριθμούς, προκειμένου να μετρηθεί το κόστος και να ληφθούν ενημερωμένες αποφάσεις προγραμματισμού.
Το πρώτο που χρειάζεται για να ξεκινήσει ο σωστός προγραμματισμός συνεδρίου είναι να καθοριστούν με ακρίβεια η ημερομηνία και η ώρα, η τοποθεσία και ο σκοπός τους συνεδρίου, σε συνδυασμό με τη θεματική του.
Μια καλή ιδέα είναι να υπάρχει εναλλακτικό σχέδιο σχετικά με την ημερομηνία, ώστε σε περίπτωση απροόπτου να μπορεί το συνέδριο να μεταφερθεί, και όχι να ακυρωθεί. Στο αρχικό στάδιο πρέπει, σε συνάρτηση με το χώρο του συνεδρίου, να οριστεί αν θα υπάρχει περιορισμένος αριθμός συμμετεχόντων, και ποιος θα είναι αυτός ο αριθμός.
Το δεύτερο πράγμα που πρέπει να γίνει, κατά τον προγραμματισμό ενός συνεδρίου, είναι ο οικονομικός προϋπολογισμός. Ακόμη και αν το συνέδριο χρηματοδοτείται από χορηγό ή επιδότηση, το budget πρέπει να είναι εξαρχής καθορισμένο και ο σχεδιασμός θα πρέπει να γίνει σύμφωνα με αυτό, ενώ πρέπει να χαρτογραφηθούν οι απαιτήσεις του πελάτη και να αποτυπωθούν με οικονομικά στοιχεία. Πιο απλά: Πόσο θα κοστίσει το συνέδριο αν γίνουν όλα όσα θέλει ο πελάτης και με τον τρόπο που τα θέλει; Πόσο θα κοστίσει το συνέδριο με τις προτάσεις του επαγγελματία οργανωτή;
Αφού συγκεκριμενοποιηθεί ο προϋπολογισμός, σειρά έχει η επιλογή του χώρου. Σε αυτό το βήμα, η επιλογή γίνεται πάντα σε συνάρτηση με τους στόχους του συνεδρίου και τον αριθμό συμμετεχόντων, που θέλει να προσελκύσει. Σε συνδυασμό με τον χώρο, γίνεται και η επιλογή του catering και του οπτικοακουστικού εξοπλισμού. Κάθε χώρος έχει τις δικές του ανάγκες και πριν την επιλογή του πρέπει να ληφθούν όλα υπόψη.
Ο αριθμός των συμμετεχόντων δημιουργεί, με τη σειρά του, κάποια αποτελέσματα θετικά αλλά και κάποιες δυσκολίες ως προς τη διαχείριση. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός αυτός, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες για χορηγίες. Ταυτόχρονα, όμως, γίνεται πιο απαιτητική η διαδικασία διαχείρισης των εγγραφών. Έτσι απαιτείται μια πλατφόρμα ηλεκτρονικής εγγραφής για τους συμμετέχοντες ώστε να εξοικονομηθεί χρόνος.
Όταν όλα τα παραπάνω έχουν τακτοποιηθεί, πρέπει να οργανωθεί και η εμπειρία των συμμετεχόντων. Ο καλύτερος τρόπος είναι ο οργανωτής να μπει στη θέση τους. Να περιηγηθεί στον χώρο, να σκεφτεί τη διακόσμηση και το φαγητό. Αυτός είναι ο τρόπος για να λυθούν τυχόν προβλήματα πριν καν προκύψουν. Βέβαια λάθη γίνονται καθημερινά. Ωστόσο, στον προγραμματισμό ενός συνεδρίου ορισμένα λάθη, μπορεί να αποβούν πολύ δαπανηρά, κάτι που κανείς δεν θέλει.
Το πιο σημαντικό λάθος, που δεν πρέπει να γίνει, είναι η κακή διαχείριση του χρόνου. Είναι προτιμότερο να έχουν προγραμματιστεί όλα πολύ νωρίτερα από τις ημερομηνίες του συνεδρίου. Επιπλέον, ο χώρος, το ξενοδοχείο και οι ομιλητές μπορεί να είναι απασχολημένοι εκείνη την περίοδο αν δεν γίνει αρκετά νωρίς η συνεννόηση. Ένα ακόμη πρόβλημα μπορεί να προκύψει, αν δεν έχει υπάρξει έλεγχος για άλλα συνέδρια την ίδια χρονική στιγμή.
Με λίγα λόγια, πρέπει να υπάρχει σε κάθε τομέα ένα εναλλακτικό σχέδιο, το οποίο να μπορεί να μπει σε εφαρμογή εάν προκύψουν προβλήματα, και να λειτουργεί εντός του προϋπολογισμού. Τα εναλλακτικά σχέδια ποικίλουν ανάλογα τις ιδιαιτερότητες του συνεδρίου αλλά είναι το κλειδί για κάθε επιτυχή διαχείριση μιας «κρίσης».
της Έλενας Καραγκούνη
Άρθρο από το Περιοδικό SYNEDRIO + EVENT τεύχος 51 (Τεύχος Άνοιξη / Καλοκαίρι 2023): www.synedrio.gr/entypo
