Οι Δύσκολοι Πελάτες στη διοργάνωση εκδηλώσεων και πως να τους διαχειριστείτε

της Έλενας Καραγκούνη

Η ζωή ενός επαγγελματία διοργανωτή εκδηλώσεων εμπεριέχει πολλές εντάσεις και πιέσεις. Αναμφίβολα, οι δύσκολοι πελάτες μπορεί να προκαλέσουν έντονη πίεση στο έργο του διοργανωτή και η διαχείρισή τους δεν είναι εύκολη υπόθεση.

Δύσκολοι Πελάτες

Κάθε τόσο ο επαγγελματίας διοργανωτής έρχεται αντιμέτωπος με έναν δύσκολο και υπεραπαιτητικό πελάτη. Σε αυτήν την περίπτωση, ο διοργανωτής πρέπει να είναι πιο σχολαστικός από ποτέ, και να τονίσει στον πελάτη τι χρειάζεται να γίνει, καθώς και ποιες είναι οι προθεσμίες, εξηγώντας του τη σημασία αυτών, για την επιτυχία της εκδήλωσης. Ο επαγγελματίας θα πρέπει να κάνει αρκετές ερωτήσεις εξ’ αρχής, για να διασαφηνιστούν οι απαιτήσεις του πελάτη, και όταν του ζητείται κάτι μη ρεαλιστικό, να ενημερώνει τον πελάτη, ότι δεν γίνεται, ώστε να δοθούν πιο εφικτές εναλλακτικές. Επίσης, ο διοργανωτής – για να είναι καλυμμένος – πρέπει πάντα να έχει σε γραπτή μορφή, όσα έχει συμφωνήσει με τους πελάτες του – ειδικά όταν πρόκειται για δύσκολους πελάτες – καθώς και να κρατάει σημειώσεις, για την εξέλιξη της δουλειάς (αλλαγές, προθεσμίες, επιθυμίες πελάτη κλπ.). Είναι πολύ εύκολο να πάρετε προσωπικά τα παράπονα του πελάτη, ειδικά αν έχετε περάσει εβδομάδες – ή ακόμα και μήνες – για να οργανώσετε την εκδήλωσή του. Αντιθέτως, πρέπει να ακούσετε με ψυχραιμία τις ενστάσεις και τα σχόλιά του και να δράσετε άμεσα, για να επιλύσετε ό,τι προκύπτει.
Τα προβλήματα, άσχετα με τη σημαντικότητά τους, μας κινητοποιούν. Καλύτερα, λοιπόν, αντί να πελαγώνετε, να βρείτε γρήγορα μία λύση. Κάντε τις απαραίτητες επικοινωνίες, για να διορθώσετε την κατάσταση, και ενημερώστε τον πελάτη σας – σε κάθε στάδιο – όσο διορθώνετε το πρόβλημα.

Αναμφίβολα, δεν υπάρχουν τυποποιημένες λύσεις, που ταιριάζουν με τα “Θέλω” όλων των πελατών σας. Για τον κάθε πελάτη θα πρέπει να έχετε διαφορετική τεχνική και προσέγγιση.
Αυτό, όμως, που πρέπει να θυμάστε είναι, ότι είναι προτιμότερο να ικανοποιήσετε τον πελάτη και να τον κρατήσετε, παρά να περάσετε τη δική σας άποψη και λύση, και τελικά ο πελάτης να μην σας ξαναπροτιμήσει.

Έλλειψη Καινοτομίας

Μερικοί πελάτες έχουν την λογική του “πάντα έτσι το κάναμε, γιατί να αλλάξει τώρα;”, η οποία στέκεται εμπόδιο στην προσπάθεια του διοργανωτή, να αναβαθμίσει τη δουλειά του, όπως για παράδειγμα με την εισαγωγή νέων τεχνολογιών στην εκδήλωση. Αυτό το φαινόμενο της αντίστασης στην αλλαγή, παρουσιάζεται εντονότερα στις εκδηλώσεις, που επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο με επιτυχία. Ωστόσο, η εκτέλεση της ίδιας συνταγής ξανά και ξανά -όσο επιτυχημένης και αν είναι- δύσκολα καταφέρνει πάντα τα ίδια αποτελέσματα, και ως εκ τούτου, απαιτούνται μικροί ή μεγαλύτεροι πειραματισμοί, για ένα πιο φρέσκο και δημιουργικό αποτέλεσμα.

Εάν ο διοργανωτής βρίσκει αντίσταση, όταν προτείνει αλλαγές, τότε θα πρέπει να τις παρουσιάσει στον πελάτη όσο πιο καλά μπορεί, για να τον πείσει. Αναλυτικότερα, πρέπει πρώτα να κάνει σχετική έρευνα αγοράς, για να έχει μία πλήρη εικόνα, για τον τρόπο υλοποίησης της ιδέας του, καθώς και για το κόστος της, ώστε να μπορεί να παραθέσει με ακρίβεια στον πελάτη τα οφέλη της ιδέας αυτής.

Μία συμβουλή: Πολλές είναι οι πιέσεις σε αυτό το επάγγελμα. Όμως, αυτές οι καταστάσεις, σας κάνουν καλύτερους, οπότε μην αφήσετε έναν δυσαρεστημένο πελάτη, μία στενή προθεσμία ή μία αναποδιά, να σας χαλάσουν τη δουλειά, που τόσο αγαπάτε.

Άρθρο από το τελευταίος τεύχος του περιοδικού SYNEDRIO:  διαβάστε εδώ το τεύχος!