Διαχείριση Εκδηλώσεων σε εποχές Πανδημίας


Με μια υγιή δόση άγχους, ο κόσμος κάθεται κυρίως στο σπίτι, παρατηρώντας τις τελευταίες εξελίξεις και απειλές που σχετίζονται με τον COVID-19. Όλοι αντιμετωπίζουμε μια πολύ σοβαρή και άνευ προηγουμένου πρόκληση που έχει από επιχειρηματική άποψη επηρεάσει σχεδόν όλες τις βιομηχανίες, συμπεριλαμβανομένης της βιομηχανίας εκδηλώσεων.

Η βιομηχανία εκδηλώσεων και συνεδρίων αντιμετωπίζει ένα όλο και πιο απρόβλεπτο μέλλον καθώς παλεύει να βρει περίπλοκα σενάρια για το τι σημαίνει οργάνωση εκδηλώσεων σε μια τέτοια παγκόσμια επιδημία. Πρέπει οι οργανωτές να υιοθετήσουν νέα ταλέντα σε κατάσταση κρίσης λαμβάνοντας υπόψη τις επιπτώσεις της αναβολής ή ακύρωσης εκδηλώσεων, αλλαγή νομικών όρων και περιορισμών, επανασχεδιασμός συνεδρίων την τελευταία στιγμή, ικανοποίηση νέων απαιτήσεων σχετικά με την υγεία, μεταβαλλόμενες ανάγκες προσωπικού, διαχείριση οικονομικών αποτελεσμάτων

και η λίστα δεν σταματάει εδώ.

Καθώς οι νέοι περιορισμοί και κανονισμοί συνεχίζουν να βρίσκονται σε στάδια αναπροσαρμογής, ο κλάδος των εκδηλώσεων πρέπει να βρίσκεται εξαιρετικά και συνεχόμενα σε επαγρύπνηση για να ενεργεί προς το συμφέρον των πολλών συμβαλλόμενων.

Τα παραδείγματα των προκλήσεων είναι πολλά. Αναρίθμητα Συνέδρια μεγάλου βεληνεκούς ακυρώθηκαν ή αναβλήθηκαν για μετά το καλοκαίρι.

Η αλλαγή της ημερομηνίας, ωστόσο, ενός γεγονότος μεγάλης κλίμακας είναι πολύ πιο δύσκολο να γίνει από όσο ακούγεται. Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει οι διοργανωτές να σκεφτούν για να μετακινήσουν με επιτυχία ένα συμβάν ύστερα από τέσσερις μήνες διατηρώντας τα αρχικά σχέδια, το πρόγραμμα και τους στόχους. Για παράδειγμα πρέπει να επαναξεταστούν ξανά από την αρχή η διαθεσιμότητα του χώρου, των προμηθευτών, των ομιλητών, των ξενοδοχείων και των χορηγών. Το γεγονός ότι αρχικά, όλοι είχαν συμφωνήσει δεν συνεπάγεται ότι θα μπορούν να συμμετέχουν ύστερα από αρκετό χρονικό διάστημα.

Βλέποντας τα γεγονότα του 2ου και 3ου τριμήνου του έτους να αναβάλλονται ή να ακυρώνονται, ένα νέο σετ προκλήσεων πρέπει να αντιμετωπιστεί λόγω της αυξημένης ζήτησης του 4ου τριμήνου. Εάν, πράγματι, η κατάσταση βελτιωθεί και περίπου το 80% των εκδηλώσεων του έτους αναγκαστούν να χωρέσουν σε μια σεζόν, αυτό θα απαιτήσει ένα νέο επίπεδο σχεδιασμού και οργάνωσης. Πρέπει να διασφαλιστεί το ίδιο επίπεδο ποιότητας  σε κάθε εκδήλωση ενώ το εκάστοτε εργατικό δυναμικό θα πρέπει να αντεπεξέλθει σε πολλές αλληλεπικαλυπτόμενες εκδηλώσεις σε πολλαπλά μέρη. Ταυτόχρονα θα υπάρξει πρόβλημα και με τους χορηγούς και των ανταγωνισμό, καθώς πολλά συνέδρια και εκδηλώσεις όμοιας θεματολογίας θα βρεθούν να λαμβάνουν χώρα την ίδια χρονική περίοδο.

Ωστόσο, όσο και η επιδημία να διαρκέσει, η βιομηχανία εκδηλώσεων μπορεί να πληγεί, αλλά θα επιβιώσει για να δει πιο φωτεινές μέρες. Πράγματι, πρόκειται για μιας βιομηχανία που βρίσκεται σε καλή θέση και μπορεί να αναζωογονήσει την οικονομία. Ενώ είναι βέβαιο ότι οι εκπλήξεις δεν έχουν τελειώσει ακόμη και οι προκλήσεις παραμένουν, με κάθε δυσκολία ή άνευ προηγουμένου κατάσταση υπάρχουν πολύτιμα μαθήματα να μάθει κανείς και νέες ευκαιρίες που θα προκύψουν.

Η βιομηχανία εκδηλώσεων έχει πάρα πολλά να προσφέρει: μπορεί να έχει “μολυνθεί” αλλά σίγουρα θα επιβιώσει!

Πηγή: https://www.iapco.org/





Σχετικά Άρθρα